HubSpot Diamond Partner · 50+ Fünf-Sterne-Bewertungen

Mehr Beratung, weniger Aufwand: AZAV klar im Blick

Wie sähe dein Beratungsprozess aus, wenn jede E-Mail und jedes Protokoll automatisch läuft – und der Fortschritt jederzeit im Deal sichtbar ist?

Unverbindliches Erstgespräch buchen
Beraterin erklärt am Whiteboard eine Customer Journey (KI-generiertes Bild)
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Bei der TEAM U Academy bündelt ein zentraler Workflow den gesamten Zyklus: automatische Mails, Prüfung der AZAV-Fördervoraussetzungen, Beratungsprotokolle via PDF CreateMate und lückenloses Deal-Tracking – vom Erstgespräch bis zum Mittelabruf. So bleibt alles messbar, nachvollziehbar und dennoch steuerbar – mit klarer Transparenz über den AZAV-Status für alle Beteiligten.

66% mehr Deals

für Beratungen im Vergleich zum Vorjahr

+19 %

Abschlussrate

100%

Datentransparenz

Weniger Aufwand, schnellere Reaktionen und glücklichere Kund:innen

Liegt auch bei dir der aktuelle Beratungsstand auf Notizzetteln, in Mails oder im Kopf einzelner Personen – und niemand sieht auf einen Blick, wo der Fall wirklich steht? Wie viel leichter wäre dein Alltag, wenn alle jederzeit wüssten, welcher Schritt als Nächstes folgt – und der Prozess fast von selbst weiterläuft?

Die TEAM U Academy erreichte dieses Ziel mit gezielten HubSpot-Automatisierungen:

  1. Erstgespräch als Start, Info-Mail am Vortag, im Gespräch werden Eigenschaften in HubSpot gepflegt.
  2. Direkt danach erstellt ein Workflow einen Deal für alle nächsten Schritte.
  3. Anschließend folgt eine automatisierte Mail zu den Fördervorraussetzungen inklusive Formular, das Team prüft die Angaben und entscheidet über die Voraussetzungen.
  4. Auf dieser Basis starten passende Aufgaben, Erinnerungen und E-Mails.


Jede wichtige Entscheidung wird dokumentiert, der Kunde erhält transparente Updates und zum Schluss wird das Beratungsprotokoll automatisch durch PDF CreateMate erstellt. Zusätzlich begleiten zeitgerechte Reminder den Mittelabruf der Förderung, sodass keine Fristen mehr verpasst werden.

Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit und zufriedenere Kund:innen – bei voller Transparenz und menschlicher Kontrolle.

Möchtest du deinen Beratungsprozess ebenfalls so sichtbar, effizient und automatisiert aufsetzen?

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Nr. 1 HubSpot Partner für Bildungsanbieter in DACH:

Prozesse, die mitdenken – Entscheidungen, die wirken

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Wie lange läufst du noch Förderdaten hinterher – statt Nachfassprozesse automatisiert und nachvollziehbar zu steuern?

Wir haben bei der TEAM U Academy den kompletten Beratungsprozess und alle ausgehenden E-Mails in einem einzigen HubSpot-Workflow automatisiert. Nach dem Go-live entwickelten wir die HubSpot-Instanz kontinuierlich weiter, verfeinerten den Workflow und skalierten so Schritt für Schritt den Vertiebsprozess.

Kick-off Termin zur Prozessbesprechung

Analyse der Anforderungen

Ermittlung der spezifischen Anforderungen und Ziele der TEAM U Academy hinsichtlich ihrer Marketing- und Vertiebsmaßnahmen.

CRM Onboarding in HubSpot

CRM-Onboarding in HubSpot, um eine strukturierte Datenbasis für die weitere Lead-Ansprache zu schaffen und automatisierte Prozesse effektiv zu tracken.

Erstellung aller E-Mails & Call to Actions

Erstellung zielgerichteter und personalisierter E-Mails über den gesamten Vertiebsprozess hinweg – von der ersten Info-Mail bis hin zum Mittelabruf zur Förderung.

Konzipierung des Workflows

Konzipierung und Umsetzung des Workflows, der die gesamte Kommunikation automatisiert und die Kunden bis zur Abschlussberatung begleitet.

Schulung der TEAM U Academy

Schulung des Teams zur effizienten Nutzung der neuen HubSpot-Instanz und zur selbstständigen Pflege der Workflows, Deals und Listen.

Anbindung von CreateMate

Einrichtung von CreateMate und Verknüpfung mit HubSpot zur automatischen Erstellung der Beratungsprotokolle.

Betreuung beim Livegang

Begleitung des Livegangs, um die individuell entwickelten Workflows, Listen und E-Mail-Prozesse direkt zu testen und final auf die Anforderungen der TEAM U Academy abzustimmen.

Weitere Beratung & Systementwicklung

Fortlaufende monatliche Betreuung zur Weiterentwicklung und Optimierung von allen in HubSpot erstellten Prozessen und Assets.

Marketing Hub Pro

Sales Hub Enterprise

PDF CreateMate

Unsere Funnel-Optimierungen der TEAM U Academy

Fremde

Erhöhung der Sichtbarkeit

Webseite, Flyer, Marketing und Content Hub

Interessenten

HubSpot fürs Marketing und
zur Kontaktaufnahme

Strukturiertes CRM, Kontaktformulare und Terminbuchungen

Kunden

Mehr Interessenten zu verbindlichen Beratungen und Anträgen konvertieren

HubSpot für Sales, Dealpipeline und Nurturing Workflow anhand des Vertriebsprozesses

Fans

Transparente Updates zum Status im Prozess und personalisierte Reminder

Hol dir Branchen Insights & Best Practices in einem unverbindlichen Kennenlerngespräch

Barbara Buchholz

Agenturleitung

„Als Bildung- und Beratungsanbieter benötigten wir ein maßgeschneidertes Programm für ein langjähriges umfassendes Projekt mit vielen Kunden-Datensätzen, das möglichst zahlreiche Prozesse automatisiert und unser Kundenmanagement strukturiert bzw. vereinfacht. Pinetco hat von Anfang an unsere Herausforderungen und individuellen Voraussetzungen verstanden und die Lösungen schnell und präzise umgesetzt. Mit dem Onboarding und der weiteren Betreuung sind wir sehr zufrieden. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Pinetco.“

— Janine Gerold, Geschäftsführer

HubSpot Diamond PartnerZweithöchste HubSpot-Stufe
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Im Call: Analyse, Benchmark, konkrete Empfehlungen
Danach: Du entscheidest, ob und wie es weitergeht
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Kein Spam, kein Follow-up-Marathon. Wenn es nicht passt, sagen wir das - und du hörst von uns nur, wenn du es willst.